אוטומציית תהליכים במערכות ספקים יבואנים או יצרנים

מאת: אבי רפאלסון | DOConvert

---

כיום בשנת 2023 כולנו בתהליך של טרנספורמציה דיגיטלית ויודעים כי אוטומציה היא סטנדרט הכרחי בשוק העסקי לצמיחה, למימוש האסטרטגיה העסקית.מטרת האוטומציה היא לגרום למערכת לעבוד בשבילך, במקום ההפך.

תהליכים רבים בארגון מעוצבים בהתאם למגבלות הדיגיטליות שאחת מהם היא החלפת נתונים במסמכים, מצב זה לא היה פתיר עד לפני כמה שנים, כשהטכנולוגיה עוד לא אפשרה את שליפת הנתונים ממסמכי PDF /נייר. כיום הפתרונות קיימים על השולחן, צריך רק לדעת לאמץ אותן במקומות הנכונים.

כחברה שנותנת פתרונות חילוץ אוטומטי של מידע ממסמכים נתקלנו במגוון צרכים שונים בארגונים בישראל, חברות הנמצאות בקדמת הטכנולוגיה. ארגונים אלו מתמודדים עם אתגרים שנוצרו לאורך השנים כדי להתאים את עצמם למערכת המידע. לדוגמא הזנת מסמכים מלקוחות, מספקים, מטכנאים ששולחים דוחות וצריך לעבור עליהם ולבדוק נתונים ספציפיים.המשותף לכולם הוא הצורך באוטומציה של תהליכים ידניים וחזרתיים הדורשים משאבים מיותרים.

אחת הבעיות המעכבות את שרשרת האספקה והמעבר לאוטומציה מלאה היא מסמכי PDF המגיעים מלקוחות, ספקים, מכס ועוד, שאינם משתמשים בתקשורת ישירה כגון EDI או מסחר אלקטרוני. זו אחת הסיבות העיקריות לעצירת הטרנספורמציה הדיגיטלית. מכיוון שאין אפשרות לכפות על הלקוחות התממשקות דיגיטלי ולכל לקוח יש פורמט מסמכים אחר.

כתוצאה מכך הרבה עבודה ידנית נדרשת בהזנת נתונים המתקבלים במייל בקבצי PDF במחלקות

הזמנות לקוח, רכש פיננסים ועוד, בסופו של דבר, התוצאה היא שגם היום, בשנת 2023 עובדים בארגונים שנמצאים בקדמת הטכנולוגית בסופו של יום מקלידים את נתוני המסמכים בצורה ידנית, איטי, מרובה שגיאות, ודורש כ"א רב, ובכך נתקעים בדרך להשגת אוטומציה מקצה לקצה.

קודם כל צריך לזהות תהליך ידני שהוא חזרתי, דורש משאבים מיותרים, ולהבין שתהליך זה יכול להתבצע בצורה אוטומטית. האם התהליך של קליטת מסמכי PDF הוא חזרתי, כן. האם הוא דורש משאבים, כן. האם הוא יכול להיפתר אוטומטית, כן, על ידינו.

לדוגמא, לקוח שולח הזמנה של מוצרים שנשלחת לחברה במייל בפורמט PDF. עובד הספק מקבל את המסמך, פותח רשומה במערכת ה-ERP ומזין את הנתונים באופן ידני. לאחר הזנת הנתונים, המידע עובר לגורמים הרלוונטים להמשך טיפול.

תארו לכם שיש כלי טכנולוגי שיודע להאזין למייל, לאבחן לאיזה לקוח שייך המסמך, להבין איזה סוג מסמך ולחלץ את המידע הרלוונטי. ולאחר מכן שליחת המידע למערכת ה ERP או CRM.

DOConvert

הוא כלי טכנולוגי שפיתחנו למיפוי והיכרות מסמכים, עיבוד אוטומטי של מסמכים, בעל יכולת חילוץ וייצוא של כל הנתונים הנבחרים וחיבור למערכת המידע, בכדי להגיע לאוטומציה מלאה בארגון.

מסמכים כמו הזמנות לקוח, הזמנות רכש, חשבוניות רכש, קבלות, אישורי הזמנות ,תאריך אספקה מסמכי מכס, מסמכי בנקים, רישומים, דוחות וכל מסמך חזרתי אחר אשר נגדיר במערכת. את כולם אפשר לקלוט אוטומטית למערכת ה ERP.

האימפקט המרכזי ביותר על הארגון מורגש בחיסכון במשאבים כגון כסף, זמן יקר של עובדים שמושקע בהקשת נתונים במקום בשירות ודאגה ללקוחות, לצד שליטה מלאה בסטטוס ההזמנות. לדוגמא עדכון תאריכי אספקה באופן אוטומטי כאשר המסמכים מוזנים ל-ERP ישירות ממייל המחלקה.

יתרונות המערכת שלנו מתבטאים ביכולת לחלץ מידע ממסכים מורכבים, לחלץ מידע מטבלאות מורכבות אשר מתפרסות על מספר עמודים, או שנחתכות באמצע, טבלה בתוך טבלה, מספר משתנה של עמודות ועוד. בנוסף לזאת יש לנו תמיכה בשלל שפות, ביניהן עברית. לצד יכולות חילוץ ממסמכים סרוקים בטכנולוגיית (OCR).

אחרי שכל המידע חולץ יש לנו את היכולת לבצע ולידציה על מספרים, מחירים, כתובות מייל ויכולת של התאמה אישית לולידציות נוספות. כמובן שיש גם מסך ניהול מסמכים שעברו במערכת לצפיה במידע, ניהול ותיקון שגיאות ולידציה.

ב-DOConvert הבנו שלכל ארגון יש צרכים ודרכי עבודה ייחודיות, ולכן אנו תופרים את המערכת כמו כפפה, בהתאם לתהליכי העבודה בארגון. ארגונים כמו ישקר שהכניסו את הטכנולוגיה הזו, עברו שינוי דרמטי ביעילות והטיפול בלקוחות. לפרטים נוספים נמוזמנים ליצור קשר דרך האתר