”‏הרוח לא שוברת עץ שמסוגל להתכופף”‏

מאת: דני בלטוך,

סמנכ"ל פיתוח עסקי, נטאלייזר – Gazpacho Mobile 

---

היכולת של ארגון, בוודאי ארגון המפעיל פעילות של אנשי שטח (מובייל), להתמודד עם שינויים ומשברים מותנית ביכולת שלו ליישם את הגישה האג'ילית, לטפח את התרבות הארגונית המתאימה ולאמץ את הכלים, הידע והניסיון שמאפשרים לו לממש אותה בפועל, בשגרה ובחירום.

כשנתבקשנו להרצות, בכנס הלשכה למנהלי מערכות מידע בממשלה, על "שימוש בכלי מובייל אג'יליים בזמן שגרה ומשבר" נזכרנו במשל המפורסם על ה"וויכוח" בין העץ החזק והגדול ובין קנה הסוף הדק והקטן שלצידו. למי שלא מכיר נזכיר שהרוח, אותה אנו מדמים כאן למשבר (לפחות בעייני העצים שבמשל 😉) שברה את העץ אבל לא פגעה בקנה הסוף הגמיש – האג'ילי.

למרות שאולי אין צורך להגדיר מהו משבר חשוב לנו כבר בהתחלה להרחיב את ההגדרה של "משבר" בהתייחסות רחבה לכל מצב שחורג מהשגרה. כי בשגרת היום יום העמוסה של כל ארגון מודרני כל סטייה מהשגרה יכולה להיות "משבר", אם זה עובדים שלא הגיעו לבצע את משימותיהם או תקלה ברשת תקשורת שמשביתה אותם או שינוי רגולטורי שמחייב להיערך במהירות ולתת מענה. משבר מחייב את הארגון להתמודדות שלוח הזמנים שלה אינו ידוע ולעיתים התגובה הנדרש מידית, עכשיו!

במיוחד כיום כאשר כל עובד ועובדת מצוידים במכשיר נייד מתקבלת משמעות נוספת בזמן המשבר (אשר לעיתים הופך את העובד לנייד בעל כורחו):

• גם עובדי משרד (מעצם העובדה שלא יכולים להגיע למשרד) נדרשים לעבודה בנייד

• קיים גידול משמעותי של משימות "שטח" חדשות

• חשיבות ליכולת איסוף מידע מהשטח, מידע הניתן לניהול ולניתוח לצורך קבלת החלטות, גדלה מאוד

• להבטחת רציפות עבודה, במצב בו תתכן אי יציבות תקשורתי, חייבת להיות יכולת עבודה ב-Offline כדי להבטיח רציפות עובדה

יכולת התמודדות עם מצבים לא ידועים, משבריים, איננה תהליך ספונטני אלא יכולת שנובעת מאימוץ של כלים, שיטות עבודה ן"תירגולת" של עקרונות פעילות:

• יכולת התאמה: כאשר הרוח נושבת לכמה כיוונים נדרש קנה הסוף להתאים את תנועתו. וכך, גם הארגון הפועל בסביבה משתנה הוא נדרש להתאים את "כיוון תנועתו" בהתאם לנסיבות המשתנות

• צעד צעד: היכולת לחלק את הפעולות לפעולות קטנות הניתנות לניהול, שיפור ותיקון כל הזמן

• שת"פ ועבודת צוות: טיפוח רוח של עבודת צוות, שיתוף, חלוקת ידע וגיבוש מטרות משותפות.

• שיפור מתמיד: השאיפה לתקן ולשפר כדי להיות ארגון יעיל יותר ומועיל יותר

• "חיבוק" שינויים: לראות בכל משבר הדורש שינוי והתאמה כהזדמנות ולחבק אותה (כפי שאמר וינסטון צ'רצ'יל "פסימיסט רואה קושי בכל הזדמנות, אופטימיסט רואה הזדמנות בכל קושי.")

• תוצאות מדידות: כדי לוודא את השיפור הרצוי ולתקן כדי להמשיך ולהשתפר.

• אימוץ התפיסה של 80/20: הארגון נדרש לאמץ ולתרגל את היכולת לתת מענה מהיר ל- 80% מהצרכים ב- 20% מהזמן או מהמשאבים כי זמן התגובה המהיר הוא גורם משמעותי תמיד ובוודאי בזמני משבר.

אלו הם העקרונות של הגישה האג'ילית, גישה המאפשרת לארגון את הגמישות הנדרשת להתמודד עם שינויים ו"הפתעות". ואם הארגון יאמץ אותה כ"דרך חיים" בשגרה, כבסיס להתנהלותו היומיומית הוא יהיה ערוך לעשות בה שימוש לטיפול בכל משבר. היערכות זו כוללת רכישת הכלים והידע המתאימים ושימוש שוטף בהם כך שהוא יכול להיות בטוח שהם זמינים ומוכנים לשימוש, שעובדיו, כל אחד בתחומו, שולט בהם וסומך עליהם ובמידה רבה גם על עצמם "שידעו לעשות שימוש בעת הצורך".

אימוץ ומימוש התפיסה האג'ילית והכלים האג'יליים בשגרה מבטיח מוכנות ויכולות התמודדות בעת משבר.

המענה של חברת נטאלייזר למימוש התפיסה האג'ילית בארגון נייד:

חברת נטאלייזר, אשר הוקמה ב- 1999, מפתחת ומיישמת פתרונות ניידים לניהול פעילות אנשי השטח מיום הקמתה.

לאחר כ- 10 שנות פעילות ופיתוח של עשרות פתרונות ניידים לארגונים רבים ולמאות אלפי משתמשים ניידים, הגיעה החברה למסקנה שיש לאמץ את הגישה האג'ילית ולספק כלי שייתן מענה מהיר וכלכלי לכל צורך של הארגון המפעיל אנשי שטח. כלי שישרת את הארגון בשגרה ובחירום לניהול פעילות אנשי השטח שלהם.

הפלטפורמה Gazpacho Mobile שפותחה מאפשרת לארגון להקים במהירות יישומים ניידים, עשירים בתכונות ויכולות עבודה ב- Offline לניהול המשימות והדיווחים של אנשי השטח בכל תחומי פעילות הארגון. הפלטפורמה מאפשרת יישום מלא של כל עקרונות הגישה האג'ילית שפורטו ובעיקר מאפשרת להוציא לפועל במהירות יישומים הנותנים מענה לצרכי השטח בתוך זמן קצר ולהתאים ולשנות בהתאם לנסיבות המשתנות.

הפלטפורמה, המשרתת כ- 140 ארגונים ועשרות אלפי אנשי שטח, זמינה לשימוש מידי בענן (כולל בנימבוס ללקוחות ממשלתיים) וגם כפתרון ON PREM.