השינוי מהווה איום כשהוא נעשה לך, והוא הזדמנות כשהוא נעשה על ידך

מאת: אריה עמית | יועץ אסטרטגי, חבר נשיאות הלשכה

---

למה השינוי קשה לנו כל כך?

• החשש מאיבוד שליטה – השליטה בחיינו חשובה לנו, אנו זקוקים לתחושת הביטחון שנוצרת מהידיעה שיש לנו השפעה על הדרך בה מתנהלים חיינו. כששינוי נכפה עלינו (החלפת מערכת מידע בארגון, שינוי במבנה הארגוני, פיטורים וכד') אנו מאבדים את תחושת השליטה במצב. אין לנו שליטה על לוחות הזמנים, על אופי השינוי, הדרך בה יישמו אותו. תחושת איבוד השליטה יוצרת בנו התנגדות, אנו מחפשים נקודות אחיזה על מנת לשלוט שוב ברצף הארועים בחיינו.

• אי וודאות – תקופה של שינויים היא תקופה של אי וודאות. אנו עוזבים הרגלים מוכרים, מערכת מוכרת, מישרה שאנו יודעים להתנהל בה היטב - אל הלא נודע. רוב בני האדם אינם אוהבים אי סדר ונוטים להיאחז בהרגלים קודמים, גם אם אינם משרתים אותם יותר, בעיקר בגלל הצורך בביטחון. רוב בני האדם ימנעו ככל שניתן מיציאה מאזורי הנוחות המוכרים, ומכניסה לתוך אי סדר ומתח, גם אם הם זמניים, בניסיון לשמר את תחושת הביטחון.

• ספקות – לא תמיד אנו משוכנעים שהשינוי אכן נחוץ. האם באמת זה הזמן להשקיע משאבים ואנרגיה בהחלפת מערכת בארגון? גם שאנחנו משוכנעים בצדקת הדרך - קשה לנו השינוי, על אחת כמה וכמה שאנו לא בטוחים בנחיצותו, או כשאנחנו לא בוטחים לחלוטין במי שמוביל אותנו לשינוי המדובר.

• שינוי כגורם לחץ - טיבעו של השינוי שהוא משנה סדרים, הרגלים או התנהגות וככזה הוא גורם ללחץ. גורמים לשינוי באורך החיים הרגיל שלנו, מוסיפים לנו משימות, החלטות, קונפליקטים, מעמידים אותנו בלוחות זמנים צפופים, ומסיפים לחיינו גורמי לחץ נוספים.

• מאפייני אישיות - אנחנו אנשים שונים, חלקנו מעדיפים את השגרה, נעים לנו לדעת מאין אנו באים ולאן אנו הולכים, ומה יביא לנו המחר, השגרה משרה עלינו שלווה ובטחון, חלקנו רואים בשגרה משהו משעמם העלול להכניע אותנו, ומבקשים את החדש, השונה, והאחר כל הזמן.

כדי להיערך לאתגר המוכנות האירגונית אתו מתמודדים האירגונים. עלינו לענות לשאלות הבאות:

• מהם האתגרים הפוטנציאליים בניהול השינוי, עימם יתמודד האירגון בהכנסת טכנולוגיות חדשות לשיפור התהליכים האירגוניים?

• כיצד נעריך את המוכנות האירגונית לשינוי?

• כיצד נבטיח שאירגון יתאים את עצמו ביעילות לשינוי, ויהפוך בסופו של דבר לאירגון מיטבי ?

שלושת הפעולות היסודיות שעל מנהלים לבצע במטרה להבטיח שהאירגון שלהם מוכן לשינוי יעיל הן:

• הבנת האתגרים - הכניסה לדרך לא נודעת עלולה לגרום לחשש, פחד, חוסר וודאות וספקות בכל אירגון. כדי להכין את האירגון לשינוי, חשוב להבין היטב את האתגר ואת המחסומים הפוטנצייאליים בהשגת מטרות המוכנות האירגונית. רוב האירגונים לא מודעים למגבלת הידע שלהם באתגר הספציפי של מוכנות אירגונית וניהול השינוי.

• הערכת רמת המוכנות הנוכחית לשינוי - בטרם יכול האירגון להתחיל את מסעו לעבר השינוי העתידי, יש להעריך תחילה את מיקומו הנוכחי. חשוב להעריך איפה נמצא האירגון על ציר המוכנות האירגונית.

• יישום אסטרטגיה יעילה לניהול השינוי - תוצאות שינוי אירגוני מוצלח באות מתוכנית אסטרטגית בנויה היטב. מסלול מוצלח לשינוי האירגוני תפור במיוחד לאירגון. בארגון בו תוכנן השינוי והוטמע כראוי, השינוי יכול לעמוד במבחן הזמן.

השינוי הוא חוויה חזקה מאד ומציפה. האירגון הוא היחיד בעולם המסוגל לענות על ציפיות הלקוחות שלו. לא משנה סיבת ההתנגדות לשינוי, ההיסטוריה מוכיחה כי כל יתרון תחרותי יכול להעלם במהירות ולהשאיר את האירגון בסימן שאלה בנוגע לעתידו. מה שהיה יעיל בעבר, יכול שלא להצליח בעתיד. בעולם גלובלי בו התחרות מתגברת, דפוסי התנהגות הצרכנים והצרכים שלהם משתנים במהירות, ולחץ העלויות מחריף.

שינויים אירגוניים אינם דבר שניתן להתעלם מהם, לחשוב עליהם רק כאופציה אפשרית, או להשאיר אותם לתכנון של הרגע האחרון. המציאות מוכיחה שהשינויים מתחוללים אם נתכונן אליהם, ואם לא. במציאות בת ימינו אירגון חייב להיות מוכן להמציא את עצמו מחדש, או שייאלץ להתמודד עם ההשלכות. הדרך הטובה ביותר לנהל זאת, היא להחליט על שינויים יזומים ולהיות פרואקטיביים.

מוכנות אירוגונית מגיעה עד אחרון העובדים באירגון, ואירגון שיוזם שינויים טכנולוגיים ימצא את עצמו מתמודד עם אתגרים הקשורים לעובדיו.

אתגרים אלה ניתנים לחלוקה לארבע קטגוריות:

• שינויים במבנה האירגוני - שינויים טכנולוגיים באירגון יכולים לגרום לשינויים במבנה האירגוני. חייבים לקחת בחשבון את ההשפעות של דרכי חלוקת האחריות החדשות, משרות ותפקידים, וחידושים במבנה הדיווחים על אוכלוסיית העובדים.

• שינויים תרבותיים - התרבות האירגונית, שבעבר הגדירה את האירגון עשויה להשתנות עם המעבר למסלול החדש להצטיינות. כתוצאה מכך, גם עובדים נאמנים לאירגון החווים חוסר אונים, עלולים לחסום את ההצלחה האירגונית העתידית. על מנת לאפשר לאירגון להצליח על העובדים לתמוך ולאמץ בשינויים ההכרחיים בתרבות האירגונית.

• שינויים בתהליכים האירגוניים - במטרה להפוך לאירגון מצוין, הכרחי שכל עובד יאמץ כל אחד מהשינויים בתהליכים האירגוניים. אולם, לרוב קיים רצון של העובדים להמשיך ולעבוד בדרכים הישנות, המוכרות והאהובות. עובד שהוכרז כמצטיין בביצועיו בעבר, צריך לאמץ היום מיומנויות חדשות. הדרכה, ומתן אחריות ברורה לעובד, מסייעים לעובד לקחת חלק ולתרום תרומה פעילה למודל העסקי החדש והשונה.

• התנגדות כללית לפרויקט - שינויים אירגוניים דורשים מאמץ ניכר ושינויים מחשבתיים מהעובדים, הם חייבים להיות מסוגלים וחייבים לרצות לאמץ פרויקטים שכאלה.

בהמשך נתאר איך ליצור מסגרת שתביא להצלחה, איך להתמודד עם התנגדויות באופן כללי וכיצד ליצור סביבה פתוחה לשינויים ומוכנה להתמודד עם האתגרים שהם מציבים ולשמור על יציבות.

הערכת המוכנות

בטרם יכול האירגון להתחיל את מסעו לעבר השינוי העתידי, יש להעריך תחילה את מקומו הנוכחי. חשוב להעריך איפה נמצא האירגון על ציר המוכנות האירגונית.

בבדיקת הגורמים שנמצאו כמשפיעים ביותר על הצלחת הטמעת פרויקטים באירגונים מגלים, כי גורמים אנושיים - הנהגה וניהול השינוי במיוחד - מהווים את הגורמים הקריטיים להצלחה.

מוכנות אירגונית מגיעה עד אחרון העובדים באירגון, ואירגון שיוזם שינויים טכנולוגיים ימצא את עצמו מתמודד עם אתגרים הקשורים לעובדיו.

הערכה גלויית לב ופתוחה של המוכנות האירגונית, היא מפתח להצלחת המעבר לתהליכי עבודה חדשים. הערכה מציאותית והתובנות הבאות אתה - מאפשרות לך לפתח תכנית יעילה לשינוי האירגוני. המסע למוכנות האירגונית חייב להיות משולב בפרויקט הטמעת המערכת הטכנולוגית.

אירגונים רבים חשים, כי הערכת המוכנות האירגונית היא תחום שבו הם חסרים ידע וניסיון. חשוב להבין, כי קיימים משאבים מנוסים ומבינים בתחום, שביכולתם לסייע בהערכת התהליך. ניתן למנף את ההצלחה בשימוש בשותפים שעשו את המסע הזה מספר רב של פעמים.

בלי קשר לגורמים המעורבים בהערכת המוכנות האירגונית, הוא כולל שני צעדים שאי אפשר לדלג עליהם:

• ביצוע הערכה אירגונית.

• שאלת השאלות הנכונות.

ביצוע הערכה אירגונית

במהלך ביצוע יעיל של המוכנות האירגונית יש צורך לבצע את המשימות הבאות:

• קביעת "המצב הנוכחי של האירגון".

• נכונות לזהות את הנושאים והגורמים בתוך האירגון שעלולים למנוע ממנו לבצע את השינוי המבוקש.

• הערכה ודירוג האתגרים שאיתם יתמודד האירגון.

• תיעוד החסמים והאתגרים.

שאלת השאלות הנכונות

הערכה האירגונית צריכה לספק תובנות בנוגע לאתגרים איתם יתמודד האירגון, ולסייע בהחלטה בנוגע לצעדים הנדרשים לעתיד לבוא.

בהכנה לכל שינוי באשר הוא, יש לשאול את השאלות הבאות:

• האם תהיה התנגדות לפרויקט כי הוא דורש השקעת מאמץ משמעותית מהעובדים?

• האם כל עובד באירגון שלנו יכול לאמץ את התהליך העסקי החדש הנדרש לאירגון ולעבוד לפיו?

• כיצד יגיבו העובדים לשינוי הפוטנציאלי הנדרש במבנה האירגוני? האם הם יצליחו לראות מעבר לתרשים האירגוני, או שהם יאפשרו למבנה החדש להפריע בדרך להצלחה?

• איך יגיב האירגון לשינוי התרבותי?

• האם צפויות התנגדויות לתהליכי העבודה החדשים?

• האם העובדים הוותיקים (בעלי ותק של 10 שנים ומעלה) מסוגלים לרכוש את המיומנויות החדשות הנדרשות?

היישום

תוצאות שינוי אירגוני מוצלח באות מתוכנית אסטרטגית בנויה היטב. צור מסלול מוצלח לשינוי האירגוני התפור במיוחד לאירגון שלך. באירגון בו תוכנן השינוי והוטמע כראוי, השינוי צריך לעמוד במבחן הזמן. תכנית יעילה לניהול השינוי, מספקת את מסגרת העבודה הנדרשת לאירגון במעבר להיות אירגון מצטיין.

על מנת להבטיח שינוי ארגוני מוצלח עלינו לנקוט בצעדים הבאים:

• להניע את הארגון - לבנות קבוצת הנהגה מובילה, לקבוע את המסרים החשובים ביותר שנרצה להעביר, להסיר מחסומים, ולהיעזר בכל מי שיכול לסייע לנו לפתור בעיות.

• לנהל את השינוי והמעבר של כולם - לבנות חזון ברור ועקבי, לקבוע מהי הגישה המתודולוגית בה ננקוט לניהול השינוי. לבנות תהליך שיערב את בעלי הענין הרלוונטיים בהחלטות המפתח.

• להדגים באופן חוזר את המחויבות שלנו לשינוי - מחויבות ההנהלה היא תנאי הכרחי לקבלת השינוי על ידי העובדים. ככל שנהיה מחויבים יותר לתהליך, ונעביר מסר ברור וחד משמעי יותר של תמיכה בתהליך יקל על עובדנו לקבל את התהליך ולהפנים אותו.

• להעביר מסר ברור שהשינוי פה כדי להישאר - אנשים לא אוהבים שינויים, לכן כשמתרחש שינוי בסביבתם הם קודם כל מתעלמים ממנו ומתכחשים לקיומו. הנטייה הראשונית היא להתייחס לשינוי ארגוני כאל גחמה רגעית של ההנהלה. ככל שנעביר מסר ברור יותר שהשינוי כאן בכדי להשאר העובדים יקדימו להפנים את המסר והשינוי יתנהל טוב יותר.

• להכין את האנשים לביצוע - לבנות את הכלים ואת התוכנית הנדרשת לעובדי הארגון על מנת שיצליחו לעמוד בשינויים הנדרשים במבנה הארגוני ובתהליכים החדשים. הכן המלצות מפורטות למעבר לכל יחידה ארגונית. העיסוק בשינוי הארגוני דורש גמישות ויכולת אימפרוביזציה. דפוסי חשיבה ליניאריים האופייניים לפרויקטים אחרים לא תמיד ישימים כאן.

• לתקשר את השינוי - שינוי הוא מצב דינאמי ולא יציב, המגביר את תחושת אי הודאות בקרב עובדי הארגון. עוצמת ההתנגדות לשינוי הולכת ופוחתת ככל שהתועלת מהמהלך ברורה יותר לאנשים בארגון. קיום מאמץ הסברתי רחב המציג בצורה בהירה את מהות השינוי ויתרונותיו, יביא להקטנת עוצמת ההתנגדות ויגדיל את הסיכוי להצלחה. יש לדאוג לבניית תכנית תקשור מסודרת שתלווה את מהלך השינוי בה יועברו מסרים אחידים, בהירים וברורים לעובדים ולמנהלים.

כמו בכל פרויקט, חשוב לקבוע במדויק את האסטרטגיה הנדרשת לאירגון שלך, ואז לבנות תוכנית ניהול שינויים עקבית וברורה. רק עם תוכנית יעילה, ברת ביצוע, תוכנית ניהול השינויים יכולה להתבצע באופן שיבטיח תוצאות ארוכות טווח.

אירגונים שהכלילו תוכנית לניהול שינויים בתוך הפרויקטים, הצליחו באופן כללי יותר מאלה שהתעלמו מהצורך בניהול שינויים. בממוצע, המובילים (מוגדרים כאירגונים שסיימו את הפרויקטים בזמן, בתוך מסגרת התקציב ובטווח הפרויקט עליו הוחלט מראש) השקיעו יותר בתוכנית לניהול השינוי וזכו לאחוז קבלה גבוה יותר של המערכת על ידי העובדים בהשוואה למשתרכים מאחור.

איך נדע אם מסע השינוי האירגוני שהתחלת בו נמצא בנתיב ההצלחה?

לרוב, אירגונים הנמצאים בנתיב הנכון להצלחה מאופיינים על ידי:

• השתתפות פעילה ותחושה חזקה של לקיחת אחריות ובעלות על התהליך.

• הגדרה ברורה של משרות, תפקידים, אחריות, והקשרים ביניהם לרוחב כל האירגון.

• נכונות לספק הדרכה ראויה לכל הרמות הנדרשות באירגון.

• אוכלוסיית עובדים המסוגלת לאמץ את השינויים.

• חשוב ביותר, מחויבות אמיתית לאמץ ניהול שינוי אירגוני ראוי.

בנוסף, הפעילויות המשלימות הבאות יכולות לסייע כדי להבטיח שהשינוי יחזיק מעמד לאורך זמן ויוטמע באירגון:

• לימוד ותרגול הפעילות האירגונית.

• מדיניות אחידה ומשותפת לכל האירגון.

• נוהלי קבלת החלטות.

• ערכים המגדירים פעילויות והתנהגויות.

• מעורבות ומחויבות בעלי ענין.

• תקשורת יעילה וברורה.

לסיכום,

ניהול השינוי עלול להראות מבלבל לעיתים, אולם פרויקט קריטי כמו שינוי באירגון אסור לו שיושאר ליד המקרה. לשינוי אירגוני במטרה לאמץ best business practices יכולות להיות השלכות עצומות על השורה התחתונה.

האירגון שלך חייב להשתנות, ואתה עשוי לגלות שהשינוי המדובר טוען את האירגון כולו באנרגיות חדשות.