מאת: עודד צוק, מנכ"ל קבוצת ארגו
מנהלים ומובילים בארגונים רבים אינם זרים לעובדה שמורכבות התהליכים הינה בשיא של כל הזמנים. הארגון מנהל את התהליכים במערכות מידע רבות. המידע זורם לארגון מגיע בערוצים רבים. השינויים תכופים, אתגרים חדשים שבאים חדשות לבקרים - כל אלו מחייבים ליישם דרכים חדשניות להתמודדות עם שכבות הדיגיטציה הרבות ועם התהליכים השונים שאותם מנהל הארגון.
עד היום ניתחנו תהליכים בעיקר על ידי ראיונות, תצפיות וניתוח נתונים איכותני וסובייקטיבי. לא תמיד זיהינו את התמונה הכוללת. מעתה הניתוח שלנו מקיף את כלל התהליכים הדיגיטליים באופן מיטבי ובזמן מהיר.
וכאן מגיעה הבשורה:
Process Mining (כריית תהליכים בעברית) מוגדרת כתחום אנליטי לגילוי, מעקב ושיפור תהליכים עסקיים כפי שהם קורים בפועל- לא כמו שהארגון חושב שהם עשויים להיות.
כריית תהליכים מאפשרת "צילום רנטגן" של כל התהליכים העסקיים הממוכנים בארגון, כך שניתן לראות כיצד הם באמת פועלים ומזהה חוסר יעילות. טכנולוגיית כריית התהליכים עוזרת למנהלים בארגון להשיג נראות מלאה לתהליכי העבודה תוך שימוש בנתונים מהמערכות הקיימות בארגון כגון ERP, CRM ורבות אחרות. הטכנולוגיה אוספת נתונים ממערכות המידע ומעניקה ראיה מקיפה בזמן אמת כיצד התהליכים פועלים.
חשבו על הקפיצה שעשתה הרפואה כאשר עברו מאבחון חיצוני לדיאגנוסטיקה מבוססת דימות וצילומי רנטגן כדי לאבחן בעיה. באותו אופן, ברגע שתוכנת כריית התהליכים מבצעת "צילום רנטגן" של התהליך ומצביעה על פערים, היא גם מספקת את הכלים לבצע שיפורי תהליכים על ידי הסרת צווארי בקבוק, פריסת אוטומציה ותכנון תהליכים מחודש לשיפור התוצאות העסקיות.
האתגר
ארגונים רבים נאלצים לנהל את התהליכים העסקיים שלהם על פני מערכות רבות שלא תמיד משתלבות בצורה אופטימלית אחת עם השנייה. לא פעם, צריך העובד להזין את אותם הנתונים חזור ונשנה במערכות שונות מכיוון שהמערכות לא מקושרות. לא פעם, אין אוטומציה מקצה לקצה והתהליך נתקע עד שהעובד פותח את התהליך ידנית במערכת אחת ומתניע את המשכו במערכת שניה והשרות שהארגון נותן ללקוחותיו מתארך. זה משאיר הרבה מקום לחוסר יעילות ארגונית. למעשה, חוסר היעילות של התהליכים הוא הרוצח השקט של ביצועי הארגון.
כיצד זה פועל?
כריית תהליכים מתבססת על לוג אירועים ומאפשרת לחשוף ולתקן את חוסר היעילות בתהליכים שארגונים אינם יכולים לראות.
דיאגנוסטיקה מבוססת כריית תהליכים מוצאת ומתקנת חוסר יעילות נסתרת. היא –
· מחברת נתונים על פני המערכות, האפליקציות ועמדות העבודה של העובדים
· מספקת את האמת הדיגיטלית על האופן שבו מבצעים עסקים ומנהלים תהליכים
· מיישמת אינטליגנציה של תהליכים כדי לתאם את כל החלקים הנעים בין אנשים, תהליכים וטכנולוגיות
· מעצימה את הצוותים כדי להגיע לרמות ביצועים חדשות וגבוהות
חמוש בתובנות אלו המבוססות על מיפוי נתונים מדויק וחד כלייזר, הארגון יכולים לטייב את תהליכיו ולהביא לשיפור בתוצאות באופן מהיר ודרסטי. שום כשל תהליכי אינו נסתר מעיני היועץ והארגון.
האם באמת התוצאות כל כך דרמטיות?
התשובה היא כן! ארגונים בינלאומיים רבים (לרבות חברות Fortune500) ממגוון רחב של תעשיות ומסדרי גודל שונים מעידים על שיפורים דרמטיים במדדיהם התפעוליים והכספיים.
כך לדוגמא, סגן נשיא בכיר לטרנספורמציה של אחת מחברות הטכנולוגיה המובילות בעולם ציין ש"בתוך שבועיים הצלחנו לזהות בעיות שאנו מנסים להבין כבר 17 שנה", תאגיד בינלאומי בתחום התרופות והמכשור הרפואי הצליח לצמצם ב- 30% את זמני ההשהיה בתהליך ולשפר את ה- On Time Delivery ב-12%, חברה אחרת הצליחה להוריד דרסטית את כמות התשלומים השגויים בהנהלת חשבונות ספקים ובכך הגדילה באופן משמעותי את תזרים המזומנים החופשי שלה.
ולסיום. מערכת כריית הנתונים מאפשרת למנהלים בארגון לקבל תמונת מידע מפורטת ומעשירה באופן ויזואלי כך שאיתור הבעיות ובחינת הדרכים לטיפול בהן הופכת לקלה יותר.
תרשים 1: תמונת מערכות המידע השונות על-פני תהליך עסקי וכמות הנתונים המועברת ביניהן:
תרשים 2: מיפוי תהליך רכש כפי שמתבצע בפועל תוך זיהוי גורמים המעכבים ומאריכים את התהליך:
תרשים 3: דשבורד שמאפשר זיהוי איחורים בהפקת חיובים
Comments