תוכנית ניהול סיכונים להמשכיות העסקית של הארגון

מאת: רועי פולניקוויאט | מנכ”ל אנרג'י טים

---

שלא יתפסו אתכם לא מוכנים! הקדימו תרופה למכה והערכו מראש עם תוכנית ניהול סיכונים להמשכיות העסקית של הארגון!

כמנכ"ל של חברה המספקת ייעוץ טכנולוגי ותהליכי לחברות וארגונים, אני רואה מקרוב את החשיבות של ניהול סיכונים להמשכיות העסקית של הארגון והשירותים העסקיים המרכזיים שלו, וזאת במיוחד במצב של חוסר ודאות, המאפיין את הימים בהם אנו נמצאים היום. בימים אלו, חשוב יותר מתמיד להיות מוכנים לכל תרחיש אפשרי.

החשיבות של תכנית  BCP 

תוכנית BCP (Business Continuity Plan) היא תוכנית המגדירה כיצד הארגון יפעל כדי לשמור על פעילותו החיונית במקרה של אירוע חירום או תרחיש כשל. האירוע יכול להיות טבעי, כמו אסון טבע, או אנושי, כמו ניסיון פגיעה בסייבר, פיגוע טרור או המלחמה בה אנו נמצאים בימים אלה.

תוכנית BCP טובה תכלול את המרכיבים הבאים:

• מיפוי תהליכים עסקיים: זיהוי התהליכים העסקיים הקריטיים ביותר לארגון, דירוגם, מיפוי התלויות, וקביעה כיצד ניתן לשמרם במקרה של אירוע חירום.

• מיפוי סיכונים: זיהוי הסיכונים האפשריים לארגון, וקביעה כיצד ניתן להפחית את הסבירות להתרחשותם, את ההשפעה שלהם במקרה של התרחשות ו/או תכנית המנע / תגובה.

• זיהוי hot spots לטיפול: זיהוי תחומים שבהם הארגון חשוף, וקביעה של תכנית עקרונית עם הפעולות המרכזיות שיש לנקוט על מנת לשמור על ההמשכיות העסקית. המענה צריך להיות במספר ממדים ביניהם: תהליכים, כוח אדם וטכנולוגיה.

החשיבות של מיפוי תהליכים עסקיים

מיפוי תהליכים עסקיים הוא שלב קריטי בבניית תוכנית BCP. על ידי זיהוי התהליכים העסקיים הקריטיים ביותר לארגון, ניתן להתמקד בפיתוח תוכנית שתתמקד בהם.

תהליכים עסקיים קריטיים הם תהליכים שהפסקתם עלולה לגרום לנזק משמעותי לארגון, כגון:

• ייצור או שיווק מוצרים או שירותים

• קבלת תשלומים מלקוחות

• מתן תמיכה טכנית ללקוחות

• ניהול מלאי ואספקה

• ניהול כספים

החשיבות של מיפוי סיכונים

מיפוי סיכונים הוא שלב חשוב נוסף בבניית תוכנית BCP. על ידי זיהוי הסיכונים הפוטנציאלים לפגיעה ברציפות העסקית של השירותים העסקיים, ניתן לפתח תוכנית סיכונים תומכת ופרו-אקטיבית.

סוגים של סיכונים שעל הארגון לבחון כוללים:

• סיכונים טבעיים, כגון: רעידות אדמה, שיטפונות, סופות

• סיכונים אנושיים, כגון: פיגועים, מלחמה, טרור

• סיכונים טכנולוגיים, כגון: תקלות במערכת המחשוב, אירוע סייבר, תקלות במרכזי המחשוב

• סיכונים עסקיים, כגון: שינוי רגולציה, ירידה בביקוש

החשיבות של זיהוי hot spots לטיפול

לאחר שזיהינו את התהליכים העסקיים הקריטיים ואת הסיכונים האפשריים, עלינו לזהות תחומים שבהם הארגון חשוף יותר לסיכונים ביחס למשמעותן העסקית. תחומים אלו מכונים "hot spots" 

זיהוי hot spots מאפשר לנו להתמקד בפיתוח תוכנית BCP שתתמקד בהפחתת הסיכונים הללו.

תוכנית עקרונית להמשכיות עסקית

תוכנית עקרונית להמשכיות עסקית היא תוכנית בסיסית שתספק לארגון מענה ראשוני במקרה של אירוע חירום. התוכנית תכלול את המרכיבים הבאים:

• מרכז בקרה: מרכז שבו יתכנסו מנהלים בכירים כדי לנהל את התגובה לאירוע החירום.

• תהליכי תקשורת: תהליכים שיאפשרו לארגון לתקשר עם עובדים.

• תוכנית חלופית לעבודה: תוכנית המגדירה כיצד הארגון ימשיך לעבוד במקרה שבו מקום העבודה העיקרי לא יהיה זמין.

• תוכנית גיבוי של נתונים: תוכנית המגדירה כיצד הארגון יגבה את הנתונים שלו במקרה של אובדן או פגיעה.

• תוכנית גיבוי של תשתיות: תוכנית המגדירה כיצד הארגון יגבה את התשתיות שלו במקרה של אובדן או פגיעה.

• תכנית גיבוי לבעלי תפקיד מרכזיים

• מיפוי ספקים והתלות בהם ובחינת תכניות המשכיות העסקית שלהם וחלופות בהעדר זמינותם.

בנוסף לכך, אנו ממליצים בימי מלחמה אלו שתוכנית BCP תכלול מענה גם לאתגרים הבאים:

• תכנון מראש למקרה של גיוס עובדים למילואים: ארגונים צריכים לתכנן מראש כיצד יתמודדו עם גיוס עובדים למילואים. התוכנית צריכה לכלול את האפשרות להעסיק עובדים זמניים, להעביר עובדים למחלקות אחרות, או להפעיל תהליכים עסקיים אוטומטיים.

• התמודדות עם קשיים תפעוליים: ארגונים צריכים להיות מוכנים להתמודד עם קשיים תפעוליים שיכולים להיגרם עקב המלחמה, כגון: מחסור בחומרי גלם, תקלות במערכת המחשוב, או קשיים בשרשרת האספקה.

• התמודדות עם קשיים עסקיים: ארגונים צריכים להיות מוכנים להתמודד עם קשיים עסקיים שיכולים להיגרם עקב המלחמה, כגון: ירידה בביקוש, עלייה בעלויות, או שינוי רגולציה.

בניית תוכנית BCP היא תהליך חשוב ומורכב, אך הוא חיוני להבטחת המשכיות העסקית של הארגון בעיקר בזמנים של חירום. במציאות של ימינו, במצב של מלחמה, חשוב במיוחד שכל ארגון שרוצה להבטיח את קיומו תהיה תוכנית BCP שתסייע לו להתמודד עם האתגרים הייחודיים למצב ותציל את הארגון במקרה של אירוע חירום.

על מנת לפשט עבורכם את התהליך, לחסוך לכם זמן יקר, ולעזור לכם לשמור על הארגון שלכם. קיבצנו את הניסיון הרב שיש לנו בייעוץ בתחום והכנו עבורכם 'קפסולת BCP' מזוקקת, מוכנה ומוטמעת על בסיס פלטפורמה עננית ב.Monday.com הקפסולה מכילה טמפלייט מוכן לכל השלבים שתוארו לעיל. כל שנותר הוא להיכנס ולהזין את המידע שרלוונטי לארגון. נוכל לעשות גם את זה עבורכם בסדרה קצרה של מפגשי ראיונות. 3-5 ימים ואתם באוויר!

זו שליחות עבורנו לסייע לכם לשמור על ההמשכיות העסקית של הארגון שלכם, במיוחד בימים אלה!

השימוש בקפסולה, יחסוך לכם זמן יקר ויקצר עבורכם את הדרך להתווית, יישום והטמעת ההמשכיות העסקית בארגון.

לייעוץ נוסף ולקבלת קפסולת BCP מבוססת Monday אני מזמין אתכם לפנות אלינו ונשמח לעזור לכם לחזק את הארגון שלכם בזמנים הלא פשוטים האלה.